{"id":271,"date":"2016-12-05T15:09:16","date_gmt":"2016-12-05T15:09:16","guid":{"rendered":"https:\/\/secretaria2.utp.edu.co\/gestion-documentos\/2016\/12\/05\/resena-historica\/"},"modified":"2025-09-05T11:00:58","modified_gmt":"2025-09-05T16:00:58","slug":"resena-historica","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/secretariageneral.utp.edu.co\/gestion-documentos\/resena-historica\/","title":{"rendered":"Rese\u00f1a Historica"},"content":{"rendered":"\n

El grupo de Archivo y Correspondencia comenz\u00f3 a funcionar bajo la Coordinaci\u00f3n de Melva Carmona en 1971, la informaci\u00f3n encontrada reposaba en carpetas y en bolsas, lo cual pon\u00eda en peligro la memoria institucional.<\/p>\n\n\n\n

Se consider\u00f3 como un espacio al interior de la Biblioteca en el que se administrar\u00edan las comunicaciones oficiales y los actos administrativos que circulaban en ese entonces y se empez\u00f3 a realizar la organizaci\u00f3n de los fondos acumulados que se hab\u00edan almacenado en una bodega.<\/p>\n\n\n\n

Para el a\u00f1o 1976, y con la ayuda de actos administrativos como la Resoluci\u00f3n de Rector\u00eda 284 y el Acuerdo del Consejo Superior 13 del mismo a\u00f1o, se dictaron los primeros procedimientos para la organizaci\u00f3n de los archivos, control de correspondencia y microfilmaci\u00f3n de informaci\u00f3n. A ra\u00edz de la aplicaci\u00f3n de esta normatividad interna se cre\u00f3 el Comit\u00e9 de Clasificaci\u00f3n, Manejo y Microfilmaci\u00f3n de los documentos de la Universidad.<\/p>\n\n\n\n

Fue as\u00ed como un grupo de funcionarios recibi\u00f3 capacitaci\u00f3n de la Universidad de Antioquia para comenzar a organizar la documentaci\u00f3n, crear las primeras gu\u00edas de archivo, los tesauros y el sistema de radicaci\u00f3n que conserva su esencia hasta nuestros d\u00edas.<\/p>\n\n\n\n

La Estructura Org\u00e1nica establecida a trav\u00e9s del Acuerdo 11 de 1984 del Consejo Superior reubica el Grupo de Archivo y Correspondencia como subsecci\u00f3n de la Secretar\u00eda General de la Universidad. Posteriormente fue trasladado al \u00c1rea de la Cafeter\u00eda Central donde se compart\u00eda la zona con algunos m\u00f3dulos de servicios estudiantiles. <\/p>\n\n\n\n

En un comienzo la Universidad busc\u00f3 la organizaci\u00f3n y aseguramiento de los documentos generados y recibidos dando con ello lugar a una bodega de archivo central y un sistema de administraci\u00f3n por numeraci\u00f3n consecutiva y clasificaci\u00f3n documental por asuntos.<\/p>\n\n\n\n

Con la aplicaci\u00f3n de la nueva estructura org\u00e1nica fue necesario organizar el Archivo Central de forma org\u00e1nico-funcional.<\/p>\n\n\n\n

En el a\u00f1o 1994 el Ing. Wilson Arenas ocup\u00f3 la coordinaci\u00f3n y cre\u00f3 el primer programa inform\u00e1tico para la oficializaci\u00f3n de las comunicaciones y los actos administrativos.<\/p>\n\n\n\n

Durante el a\u00f1o 1997 la coordinaci\u00f3n fue ocupada por la Ing. Adriana Patricia Villamil Bedoya, quien dise\u00f1\u00f3 y envi\u00f3 para aprobaci\u00f3n por parte del Archivo General de la Naci\u00f3n, las primeras Tablas de Retenci\u00f3n Documental.<\/p>\n\n\n\n

En noviembre de 1997 la coordinaci\u00f3n es asumida por la profesional en Ciencias de la Informaci\u00f3n y la Documentaci\u00f3n, Bertha Luc\u00eda Arango Thomas.<\/p>\n\n\n\n

Mediante Acuerdo 08 del Consejo Superior del 7 de abril de 1999 fue cambiado el nombre de Grupo de Archivo y Correspondencia por el de Gesti\u00f3n de Documentos.<\/p>\n\n\n\n

En el a\u00f1o 2000 con el fin de organizar los fondos documentales existentes, se aplic\u00f3 reingenier\u00eda de procesos con un nuevo desarrollo inform\u00e1tico para oficializaci\u00f3n de comunicaciones y actos administrativos que entreg\u00f3 la Divisi\u00f3n de Sistemas, se pas\u00f3 de un computador (1) a cuatro (4) computadores para prestaci\u00f3n de servicio por todas las ventanillas. Con el desarrollo de estas aplicaciones se procedi\u00f3 a descentralizar el n\u00famero consecutivo de memorandos y oficios internos. El sistema de numeraci\u00f3n consecutiva para comunicaciones externas pas\u00f3 del uso de radicador mec\u00e1nico a radicaci\u00f3n impresa. Se desarroll\u00f3 el sistema de indizaci\u00f3n sistematizada para la ubicaci\u00f3n y recuperaci\u00f3n documental en el archivo central.<\/p>\n\n\n\n

Con el Acuerdo 046 de diciembre de 2002, el Archivo General de la Naci\u00f3n aprob\u00f3 la primera versi\u00f3n de las Tablas de Retenci\u00f3n Documental.<\/p>\n\n\n\n

En el a\u00f1o 2004, dando aplicaci\u00f3n a la normatividad del momento la Universidad designa a Gesti\u00f3n de Documentos para la representaci\u00f3n de la entidad en el Consejo Departamental de Archivos de Risaralda. Dicha representaci\u00f3n se mantiene hasta la fecha.<\/p>\n\n\n\n

En el a\u00f1o 2006 se public\u00f3 el Manual de Gesti\u00f3n Documental, el cual recopilaba y mencionaba los ocho procesos de la gesti\u00f3n documental establecidos en la entidad de conformidad con la Ley 594 de 2000, ley general de archivos.<\/p>\n\n\n\n

En el a\u00f1o 2007 El \u00c1rea Gesti\u00f3n de Documentos es reconocida como un proceso del Sistema de Gesti\u00f3n de la Calidad, con todos los requerimientos en cabeza de la coordinaci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Durante los a\u00f1os 2007, 2010 y 2011 se generaron Resoluciones de Rector\u00eda de actualizaci\u00f3n de Tablas de Retenci\u00f3n Documental.<\/p>\n\n\n\n

Se ha requerido su aplicaci\u00f3n a todas las \u00e1reas acad\u00e9micas y administrativas de la Universidad con las respectivas verificaciones de mantenimiento de archivos de gesti\u00f3n y transferencia primaria anual.<\/p>\n\n\n\n

Desde el a\u00f1o 2010 se exige Formato \u00danico de Inventario por cierre de vigencia para todas las dependencias de la Universidad, y as\u00ed dar aplicaci\u00f3n al C\u00f3digo Disciplinario \u00danico.<\/p>\n\n\n\n

En cumplimiento de lo establecido en la ley 1409 de 2010, por medio de la cual se reglamenta el ejercicio de la archiv\u00edstica en Colombia, el equipo de asistentes incursiona en sistema de titulaciones del SENA con el fin de demostrar las competencias necesarias para el ejercicio de su funci\u00f3n.<\/p>\n\n\n\n

Para el a\u00f1o 2014, la Universidad adopta el modelo administrativo por procesos, obedeciendo a procedimientos de transformaci\u00f3n organizacional. Es por esto que se expide la nueva estructura org\u00e1nica a trav\u00e9s del Acuerdo 14 del Consejo Superior. De acuerdo a estos cambios se hizo necesario iniciar procedimientos de actualizaci\u00f3n de Tablas de Retenci\u00f3n Documental que se ajusten a la realidad institucional.<\/p>\n\n\n\n

En el a\u00f1o 2015, la jefatura de la oficina cambi\u00f3 a la profesional Lina Mar\u00eda Valencia Giraldo, Profesional en Ciencias de la Informaci\u00f3n y la Documentaci\u00f3n. De acuerdo a los requerimientos de la normatividad actual se hizo necesario actualizar el manual de gesti\u00f3n documental del a\u00f1o 2007 al Programa de Gesti\u00f3n Documental del a\u00f1o 2016, a trav\u00e9s del cual se describen las actividades tendientes a la planificaci\u00f3n, tr\u00e1mite, organizaci\u00f3n y disposici\u00f3n de la informaci\u00f3n. As\u00ed mismo la actualizaci\u00f3n de las Tablas de Retenci\u00f3n Documental acordes con la nueva estructura org\u00e1nica contemplada en el Acuerdo 14 de 2014.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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