En este espacio encontrarán los formatos más comunes para un buen manejo de sus Archivos de Gestión.
- Carátula de Identificación de Carpetas – Portada para identificar las carpetas de las subseries.
- Formato Único de Inventario(Transferencias físicas).xlsx Para transferencias físicas o digitales al Archivo Central.
- Formato Unico de Inventario Documental(Cierre de Vigencia e Inventario Archivo de Gestion).xlsx Reporte de inventario documental al cierre de cada año.
- Hoja de control para Expedientes
- Hoja de control Historia Laboral (Uso Exclusivo Gestión del Talento Humano)
- Hoja de control Historia Académica( Uso Exclusivo Admisiones, Registro y Control)
- 000-F02-V4 Acta de Reunión(Word). Formato de calidad, para registrar las Actas generadas por la administración en sus reuniones internas, y por la academía en sus sesiones ordinarias, en lo posible debe contener todas las firmas manúscritas de los integrantes.
- 000-F02-V4 Acta de Reunión – Sesión Extraordinaria (Referéndum) (Word). Formato de calidad con aclaración, para registrar las Actas generadas por la academía , a diferencia del formato anterior, este se utiliza para las sesiones extraordinarias y debe contener mínimo las firmas del presidente y secretario asignado.
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Plantillas institucionales, las cuales contienen los lineamientos para el correcto uso de la papelería institucional:
Plantillas digitales con firma electrónica (PDF)
- Plantilla Institucional de Oficios Internos (Word) Para uso de documentos PDF con firma electrónica.
- Plantilla Institucional de Circulares (Word)
- Plantilla Institucional de Acuerdos (Word) Esta plantilla se utiliza para imprimir en papelería en blanco tamaño oficio.
Plantillas para impresión en papelería institucional
- Plantilla Oficios Internos para impresion.docx
- Plantilla Institucional de Circulares para impresión
- Plantilla Acuerdos – hoja con membrete tamaño oficio.
- Plantilla para despachos de mensajería. Esta plantilla esta sugerida siguiendo los lineamientos de uso de papeleria de la institución, si requiere realizar algún despacho, por favor hacerlo llegar a Gestión de Documentos en sobre sellado, con el fin de conservar la confidenciliadad de la información.
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Plantilla Resoluciones
En esta sección se encuentra la plantilla autorizada para la generación de Resoluciones de las unidades administrativas y académicas de la Universidad Tecnológica de Pereira.
- Plantilla Resoluciones 2026 Esta plantilla aplica para las Resoluciones generadas en las Unidades Organizacionales (Rectoría, Vicerrectorías, Decanaturas y GTH) que contengan esta subserie en sus Tablas de Retención Documental.
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Decanaturas y programas académicos
A continuación relacionamos dos ejemplos con el fin de brindar claridad en el uso de estas en dos temas puntuales, como lo son el nombramiento de jurados por parte de los Consejos de Facultad, y la ordenación de pagos a jurados por parte de las Decanaturas.
- Ejemplo Plantilla Resolucion Consejo de Facultad Nombramientos 2026: Los campos resaltados en color amarillo se reemplazan, de acuerdo a las necesidades de cada caso.
- Ejemplo Plantilla Resolución Decanatura Pago Evaluador Interno 2026: Los campos resaltados en color amarillo se reemplazan, de acuerdo a las necesidades de cada caso.
NOTA: En aquellos casos cuando la subserie se imprima en papeleria institucional con membrete actualizado, por favor eliminar la marca de agua, con el fin que no quede sobre expuesta la información institucional (Encabezado, escudo central y pie de página)