OFICIALIZACIÓN DE COMUNICACIONES INSTITUCIONALES

  • Acompañamiento en la producción documental en forma física y electrónica.
  • Recepción y revisión de documentos.
  • Radicación o aprobación de número consecutivo de oficialización documental.
  • Registro de documentos oficiales en la base de datos.
  • Distribución física de documentos oficiales y/o anexos de comunicaciones internas oficiales.

ORGANIZACIÓN, CONSERVACIÓN Y RECUPERACIÓN DE DOCUMENTOS

  • Clasificación, ordenación (cronológica o alfabética de documentos), depuración, restauración, preparación de paquetes y registro en base de datos.
  • Conservación de copias y documentos transferidos al archivo central en cajas de archivo semiactivo.
  • Recuperación de documentos para consulta.

ASESORÍA EN ARCHIVÍSTICA

  • Inducción en Gestión Documental a personal nuevo de la Universidad.
  • Capacitación y entrenamiento en utilización del aplicativo de comunicaciones internas.
  • Resolución permanente de inquietudes de auxiliares y productores documentales en la Universidad.
  • Acompañamiento en elaboración y ajustes a la Tabla de Retención Documental de cada dependencia.
  • Capacitación en diligenciamiento del Formato Único de Inventario.
  • Visitas guiadas a aprendices de archivística.
  • Atención de inquietudes en materia de archivística a personal externo.

MICROFILMACIÓN DE DOCUMENTOS

  • Reprografía de documentos institucionales, generalmente de carácter histórico, conservados en rollos de microfilmación.
  • Conservación de rollos filmados de otras instituciones.
  • Recuperación de información microfilmada para consulta.